"Cosido y numerado x número de hojas" es quizás lo único que viene a la mente cuando se trata de engrapar documentos. ¿Cómo coser documentos? El recién llegado se imagina inmediatamente montones de papeles, bien atados con cordel de banco, cubiertos de polvo cáustico, en algún rincón de la oficina de un contador o del departamento de personal.
Sin embargo, no todo es tan simple y superficial como parece a primera vista. ¿Qué necesita saber para evitar errores en este difícil asunto? ¿Cómo coser documentos con hilos según una foto? Estas preguntas se discutirán en detalle en las instrucciones paso a paso.
¿Por qué las grapas pasadas de moda?
Hay muchas agencias gubernamentales que pueden requerir que los documentos no sean cosidos de fábrica, sino manualmente, usando hilos. Esto es, en primer lugar, la inspección fiscal, el archivo, piden coser documentos con hilos durante la aceptación de documentos pararegistro de empresarios individuales, registro de una persona jurídica o trámites para una licitación. Cómo grapar documentos correctamente, muestra la foto número 2. Por lo general, use hilo grueso y una aguja gruesa.
Se cree que los valores vinculados de esta manera son más difíciles de perder, falsificar o reemplazar las hojas. Algunas organizaciones, precisamente por esto, utilizan una forma de "abuelo" para sujetar documentos importantes. Hay otro argumento: a veces los documentos son estrictamente confidenciales y los gerentes, por temor a la publicidad o la influencia de los competidores, confían dicho trabajo solo a una persona de confianza, respectivamente, rechazan la ayuda de empresas especializadas.
¡Importante
Los documentos cosidos incorrectamente pueden causar la negativa a registrar o volver a registrar una empresa, aceptar documentos en el archivo, llevar a la eliminación de la organización de la competencia por una licitación, afectar la decisión de la autoridad reguladora en el caso de una auditoría de la organización.
¿Existen normas uniformes?
Hasta la fecha, no hay reglas claras sobre cómo coser documentos con hilos de acuerdo con un solo patrón. Solo hay recomendaciones e instrucciones. Básicamente, las empresas utilizan los desarrollos metodológicos de Rosarkhiv, que fueron aprobados por orden número 76 en 2009, los requisitos de GOST "Trabajo de oficina y archivo", así como las instrucciones del Banco Central de Rusia.
Etapa preparatoria
Todos los documentos a grapar deben tener una vista previa, si hay marcas de lápiz, bórrelas. Importanteconsidere cuidadosamente cada página, evite que se peguen entre sí, asegure una secuencia lógica y correcta de documentos en una pila. Retire los objetos afilados, alfileres, grapas o clips, ya que pueden dañar el hilo de encuadernación y provocar la pérdida del documento. Es necesario numerar las páginas con lápiz negro simple, en el ángulo derecho, no se permite el uso de tinta, incluso de color. No se puede numerar demasiado cerca del texto del documento, cuanto más se superponga. Solo el anverso de la hoja está numerado. El volumen total del documento grapado no debe exceder las 250 hojas, y la altura del documento encuadernado y numerado no debe exceder los 4 centímetros. En la foto se muestra un ejemplo de cómo coser documentos con hilos.
La siguiente etapa de preparación es la selección de herramientas. Para coser correctamente documentos con hilos, necesitará: un punzón, hilos especiales, una cubierta de cartón, como en la foto. En algunos casos, se utiliza un perforador. Cómo y con qué coser documentos, cada especialista decide por sí mismo. Lo más conveniente es utilizar hilos ásperos o cordeles de banco, en algunos casos se utilizan hilos de lana o encajes. La mayoría de las veces cumplen la función de decoración. Por lo general, los informes serios utilizan un estilo más estricto. Prepare usted mismo los documentos y el formulario para el inventario.
Algunas sutilezas
- Las hojas de gran formato, por ejemplo, A3 o A2, también deben estar numeradas. Para ello, se amplía en su totalidad y se numera según las normas generales. Luego doblado y cuidadosamente pegado detrásesquina.
- Si es necesario archivar una carta, se abre, primero se numera el sobre en sí, luego las páginas de la carta por turno.
- La portada del documento no está numerada. Además, la página de título no está numerada si no hay portada. Sin embargo, la segunda hoja ya está numerada con el número "2".
- Si el número de hojas es superior a 250, se dividen en volúmenes. Esta práctica es común en los tribunales. Cada volumen debe numerarse por separado.
- ¿Cómo grapar documentos si no es posible indicar el número de hoja en la parte superior derecha o toda la hoja está ocupada? Esto ocurre a menudo, por ejemplo, al numerar una foto, en cuyo caso se permite la numeración desde el reverso.
- En caso de numeración errónea, puede tachar el número. Sin embargo, la corrección debe confirmarse con una firma.
- Si no se s altan más de dos hojas, se permite usar una designación de letras para las páginas s altadas. La numeración digital del documento principal no cambia, pero aumenta el número de hojas. En este caso, es necesario advertir a la persona que recibirá los documentos sobre esto.
- Si es necesario numerar un documento que ya está numerado o tiene numeración, se volverá a numerar.
- Si las hojas de la documentación no se pueden separar o están pegadas, se numeran como una sola hoja. Esto sucede si un documento, por ejemplo, tiene pegado un cheque, una fotografía o un recorte de periódico. Pero al mismo tiempo, es necesario hacer un inventario, y en la columna "Nota" o en la inscripción de la certificación, es imperativo aclarar qué documentos se pegaron, en qué página y qué contenían.
¿Qué documentos se cosen más a menudo con hilo? En primer lugar, los documentos constitutivos y de incorporación. La mayoría de las veces tienen un volumen pequeño, son más fáciles de perforar con un punzón y la costura es fácil. Hay varias tecnologías para coser, puedes hacer dos pinchazos, tres o cinco. Tres agujeros es la opción más común. Cinco agujeros serán útiles cuando algunos documentos sean más pequeños que otros, la conexión de cinco agujeros ayudará a arreglarlos mejor. El engrapado de cinco orificios se utiliza si los documentos son de gran valor, esto reducirá el riesgo de su sustitución.
Cómo coser correctamente documentos con hilos: instrucciones paso a paso
- Apila las hojas, alinea los bordes.
- Orden de la hoja de control.
- Marque con un lápiz los lugares de los futuros pinchazos simétricamente en el centro del lado izquierdo de la hoja. Esto se puede hacer tanto en una hoja como en todas.
- Es necesario desviarse del texto al menos 1,5 centímetros.
- Las marcas deben ser estrictamente verticales, se permite una distancia de hasta tres centímetros entre sí.
Si el documento es lo suficientemente grande, es más conveniente perforarlo con un punzón. Por lo general, comience desde el orificio superior.
Si no es posible usar la cubierta de fábrica, como en la imagen, entonces la primera y la última hoja se pueden pegar con una tira delgada de cartón para evitar dañar las páginas. Es importante elegir el largo de hilo correcto, normalmente entre 50 y 80 cm.
Costura clásica con hilo - tres agujeros
Analicemos la opción de cómo coser documentospaso a paso en tres agujeros. Esta es la opción clásica y más común para archivar papeles en el archivo o para verificación. Cómo coser correctamente documentos con hilos en este caso se ve mejor en la foto.
Baje la aguja y el hilo debajo de la pila de documentos, sáquelo por el orificio en el número dos. No debemos olvidarnos de una pequeña "cola" de 7-8 cm de largo, aún será útil. En el lado frontal, dirigimos la aguja hacia el orificio superior, luego devolvemos la aguja al orificio inferior No. 3. Luego, la aguja se "hunde" en el orificio central, como resultado, ambos hilos permanecen debajo. Ahora se pueden anudar.
Además, se debe certificar el documento, se pega una hoja de papel, se pone encima un sello y la firma del responsable. Cómo coser documentos correctamente y asegurar el nudo con hilos, puede verlo en la foto.
Además, se pega un inventario en el reverso de la última hoja. La inscripción se puede hacer a mano o usar plantillas ya hechas, como en la foto.
¿Cómo grapar documentos en cuatro agujeros?
La tecnología de perforación de cuatro orificios es casi idéntica. La única diferencia es que el documento está cosido de arriba abajo. Parece un hilvanado de costura. Solo que en este caso se repite en orden inverso, primero de arriba hacia abajo, luego de abajo hacia arriba. Así, los lazos quedan homogéneos sin huecos, como si estuvieran cosidos en una máquina de coser gigante.
Ocasiones especiales
A veces se permite conectar documentos no verticalmente, sino en la esquina. ENestos son principalmente documentos de informes financieros, que implican la sujeción de cintas de efectivo, cheques en el lado derecho. Dichos documentos están cosidos en la esquina. Los pasos son los mismos que para el ensamblaje estándar de documentos, solo se perforan los agujeros en la esquina. Por lo general, hay dos. La hoja está pegada exactamente a la esquina. Además, el procedimiento es similar: se certifica, se pone un sello.
Conclusión
En el proceso de preparación y grapado de un documento, es importante pensar de antemano cómo grapar los documentos para evitar todo tipo de fuerza mayor. Por ejemplo, a veces necesita hacer una copia de documentos ya encuadernados y archivados. Vale la pena preocuparse por esos momentos de antemano. Por lo general, los especialistas en recursos humanos o contabilidad pueden adivinar de antemano qué documento debe pasar primero por una fotocopiadora. Esto simplifica enormemente el trabajo y ahorra tiempo.
